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采购行为准则

采购行为准则


 本文件依据《河马公司商业行为准则》,并结合采购业务实际,对《采购业务行为准则(暂行)》进行修订,是对采购业务人员行为要求的强调和细化。

 

第一部分 总则

 

一、采购业务人员与供应商合作及所有的商业活动必须遵循诚信与商业道德准则的原则。
 二、采购活动必须严格遵循河马公司采购流程与制度规范,围绕“价值采购、阳光采购”的总体采购策略,遵从公正、公开、公平的原则,采购人员负责为公司获取最佳的总体价值,确保每一项采购活动和决策都能为公司带来最佳综合利益。
 

第二部分 细则

 

一、采购业务人员定义

 

采购业务人员不仅指采购部门的专职采购人员,还包括所有参与采购业务或参与采购授权业务履行的其他相关人员。包括但不限于:研发、市场、制造、供应链、基建、行政等参与采购业务的人员。

 

二、采购业务执行过程行为要求

 

1. 采购业务人员对供应商的承诺必须得到公司合法授权,不得以个人名义对外承诺。
2. 采购业务人员应合法发展与所有供应商的关系,在执行业务过程中,要遵守所有适用于业务的法律、法规。
3. 不论是接待供应商或参加谈判,我方参与人员不能少于两人,禁止与供应商单独接触。
4. 原则上不许动用供应商资源为自己及亲朋好友、部门活动办事,所有员工如有特殊需求,按市场价格结算及付费并申报。
5. 禁止贪污受贿。凡是贪污受贿,一律按照公司相关规定严肃处理,并对涉及违反相关法律的,移交司法机关处理。
6. 采购业务人员应致力于使公司整体利益最大化,在任何一次采购项目中获得尽可能优惠的商务条件和服务。在采购项目有关责任人员可以控制的范围内,要为公司获得最大的当前利益和长远利益,不得以业已存在的供应渠道、采购价格和服务标准为理由而降低工作的质量。包括:

(a)严格按照采购流程和制度规范选择供应商。
1. 供应商选择应遵循T(技术及技术服务)、Q(质量)、R(响应能力)、D(供货表现)、C(成本)综合最佳的原则;

2. 供应商的选择是一个集体决策的过程,任何采购业务人员禁止运用或试图运用自身的影响力,使特定供应商得到“特殊待遇”。

(b)公司禁止供应商与员工或其主要亲属有私人利益关系(简称关联供应商)。
1. 不得主动向公司介绍、推荐关联供应商及其产品,或以任何方式充当关联供应商与河马公司的中介;
2. 不得参与关联供应商的选择、考察、谈判、评估以及与该供应商交易有关的其他活动;
3. 不得接受关联供应商的委托,代表该关联供应商与河马公司进行任何接洽、会谈;
4. 严禁向公司的供应商或合作伙伴推荐与自己存在利益的二级供应商,不得在供应商处挂靠、返包业务;
5. 特殊情形下,如涉及关联供应商,采购业务人员应主动申报,并在业务执行过程中遵循回避原则。不得以任何方式牺牲河马公司利益,而为关联供应商牟取不当利益。

(c)对于声称与部门或公司领导有私人关系的供应商,采购业务人员应主动申报,并严格按照采购流程和制度规范处理与该供应商的业务关系。

7、原则上河马离职员工投资、持股或担任重要职位的公司不得成为河马的供应商。河马离职员工2年内不得到供应商处担任与河马业务接口工作。如有河马离职员工在供应商处担任与河马业务接口工作的,采购业务人员应要求供应商更换接口人。

 

三、供应商考察

 

1、考察目的应明确和具体,考察人数不能少于2人,考察人数和考察时间应本着业务高效原则合理安排,无关人员不得前往。
2、不得要求供应商特意安排车辆到公司、住所、机场、车站、码头、或其他地方接送,特殊情况予以说明。
3、不得由供应商报销或支出考察人员的食宿及其他任何费用。
4、驻厂人员,日常用餐一律自理,不得要求供应商免费提供用餐,如果在供应商处用餐,则自行付费。

 

四、商业款待与馈赠

 

1、商业款待:

经常性地接受供应商的款待会影响员工代表河马公司的客观判断力,员工须谨慎处理外部的各种宴请和交际应酬活动。

(1)员工不能接受供应商以任何名义提供的非正常款待,如旅游、娱乐等。家属不能接受供应商的任何形式的款待。
 (2)当供应商提出符合商业惯例的会议、参观或考察邀请时,采购业务人员应主动向上级主管申报;获得批准后,按照出差相关规定处理。
 (3)采购业务人员可以接受或给予他人符合商业惯例的款待,例如餐宴,但费用必须合理,且不为法律或已知的商业惯例所禁止。如果觉得某一邀请不合适,应予以拒绝或由河马采购业务人员付费。

2、接受馈赠:

(1)严禁河马员工在非正式商业活动中私自收取供应商任何形式的礼品,违反者将按照河马公司相关管理规定进行严肃处理;并对涉及违反相关法律的,移交司法机关处理。
 (2)与供应商正式交往中,要尊重供应商在正常商务活动的商业习惯。员工可接受诸如宣传赠品、文化礼品、纪念品等价值不超过人民币200元的礼物。在任何情况下,收到的礼品只能以公司的名义接受。收到礼品后应及时到总经办进行登记,并按下列方法进行处理:

a)   收到礼品的员工登记礼品后,如因工作需要,经总经办批准,该员工即可领用该礼品;
b)   采购部门人员对于库存的供应商赠送礼品,申请人需提出正式的书面申请,经总经办批准后可以领用;
c)   非采购部门人员经总经办批准后可以领用,也可领取;
d)   总经办秘书对礼品进行集中管理,具体用途为:工作需要、奖品、部门正式活动等。
 (3)员工及亲属不能接受可能影响或是令人怀疑将影响供应商与公司之间的业务关系的任何赠礼。

3、严禁直接或间接索取供应商的礼物或利益,严禁接受任何回扣、佣金、小费、现金代用券等现金形式的馈赠。

4、对供应商也应做到有礼有节,相互尊重,杜绝“一唬、二凶、三骂人”。

 

五、采购信息的保密和使用

 

1、采购信息是公司信息资产的重要组成部分,属于公司的经营秘密,包括但不限于采购价格、采购比例分配、采购策略、供应商选择评估方案等。采购业务人员对采购信息有义不容辞的保密责任和义务。

2、对采购信息的访问和授权应遵循工作相关性、最小授权和审批受控的原则。采购业务人员原则上只应获得被授权范围内的采购信息,并承担保密责任;如因业务需要、必须获取超出被授权范围的采购信息,应当通过合法的渠道申请,并对获取的信息承担保密责任。
3、对供应商及其他业务伙伴的商业信息应保守秘密。供应商的产品状况、报价等相关资料,以及公司对供应商的评估资料,均为商业秘密,不得向其它供应商透露这些商业秘密,不得在工作以外运用这些资料。

4、在采购业务履行过程中,搜集其他公司(包括友商)的资料以进行评价或信用评估,是正常的业务行为,但应从公开渠道搜集信息(例如报刊的披露),不允许使用任何足以引起争议的方式。

5、禁止向任何供应商做错误或不实的说明,禁止与供应商谈论及传播友商对我司的流言蜚语,如果对方谈起,采购业务人员可以正面回答,拒绝谈论,并按公司要求作出简要说明。禁止与供应商谈论与工作无关的事宜,更不能有意或无意地泄露公司的商业和技术机密。

6、为保护公司采购信息资产安全,采购业务人员离职2年内,不得到供应商处任职或兼职。

 

六、个人品德操守

 

员工个人品德操守直接影响公司的形象与信誉,采购业务人员应注重个人品德修养,严格遵守河马公司关于员工的品行操守要求,包括但不限于:

1、严禁出入不健康的场所;
2、不参与赌博;
3、不应有可能被认为性骚扰的言行或举止;
4、在家庭生活中,要遵守法律和基本的社会公德;
5、不应诽谤、诋毁他人;
6、不应有违反国家法律禁止的其他行为;
7、尊重差异,对来自全世界的供应商的文化、宗教信仰,应予以尊重和公正对待;
8、在与供应商的接触界面,只谈业务,不要涉及宗教、政治及种族等。


 七、员工与主管责任

 

1、员工责任

采购业务人员应当详细了解和认真理解行为准则内容,并承担如下责任:
 (1)对于自己或他人违反行为准则的事件或疑虑,有责任及时反馈;
 (2)接到投诉信息,应按程序向相关部门报告,禁止将信息反馈给被投诉者;
 (3)反馈问题应实事求是,以署名方式提出,不应匿名或联名,不得诽谤和诋毁他人;
 (4)有义务配合有关人员对违反行为准则事件的调查工作;
(5)确保采购业务,按流程要求归档所有相关采购文档。

2、主管责任

除上述员工责任外,各级主管还应担负起更多的责任,包括:

(1)根据业务需要,制定相应的行为细则,并通过沟通、培训、监督和检查,确保下属对行为准则的理解和遵守;
 (2)身体力行,树立诚信的榜样,营造正向的组织氛围;绝不利用自身的职权和关系,影响或诱导员工违反行为准则;
 (3)要尊重员工,不能训斥、辱骂员工;
 (4)采购岗位属于关键和敏感性岗位,应特别注意选拔、任用恰当的员工,并通过岗位轮换等措施保护公司利益;
 (5)对于发现的违纪行为,应及时报告,并采取补救行动,将违纪行为的损失降到最低,严禁姑息和纵容违纪的行为。

 

八、违纪处罚

 

对违反行为准则的事件或问题,将根据河马公司相关规定处理。


 九、附则

 

本文件自签发之日起生效,采购业务人员应同时严格遵循《河马公司商业行为准则》和本文件。
 二零一七年十一月八日